Jmenuji se Benjamín Raich a jsem jedním z jednatelů firmy smart work system s.r.o. a obchodním ředitelem ve firmě Němec s.r.o.
Naše realizační firma Němec s.r.o. roky postupně digitalizovala své procesy, a především firemní know-how. Toto období lemuje i postupný vývoj SMART WORK SYSTEMU a možná se v něm najdete i vy nebo vaše firma.
Lidé pracující v kanceláři průměrně za život stráví 80 000 hodin prací. Z toho až 20 000 hodin padne pouze na administrativu – tedy 2,3 kalendářní roky našeho života, které trávíme papírováním a administrativními úkoly.
Osobně nejsem přítelem administrativy, ale zároveň vím, že bez řádné evidence a nastaveného systému se firma daleko neposune. Když jsem v roce 2009 přišel do firmy Němec s.r.o., už tehdy jsme realizovali přibližně 300 zakázek ročně. Všechno jsme evidovali v Excelu, Wordu, nebo si předávali informace při ranní kávě v kanceláři.
Díky tomu jsme občas zapomněli projekt předat, evidovat si například změny odstínů, případně jsme neměli řádně odsouhlasenou smlouvu. Zaměstnanci nosili pracovní výkazy mezi papíry ze zakázek, které jsme museli přepisovat a často luštit, co v nich je uvedeno (ne všichni měli úhledné písmo). Výplaty jsme počítali složitě přes tabulky. Toto nesystémové řízení nás pak ve finále stálo nemálo peněz a času.
My jsme ale chtěli růst a neustálá administrativní zátěž nás brzdila. Rozhodli jsme se tedy hledat IT řešení, které by nám ulehčilo práci a zefektivnilo všechny procesy. Po několika schůzkách s IT firmami jsme zjistili, že nejlepší cestou bude vytvořit software vlastní. A tehdy začal dlouhý vývoj dnešního SMART WORK SYSTEMU, interně nazývaného„SWSko“.
Začali jsme řešit správu projektů – chtěli jsme mít přístup k informacím odkudkoliv a v reálném čase. Velkým problémem totiž bylo, že pokud někdo potřeboval nějakou informaci, často ji hledal v e-mailu nebo ve složce, do které neměl vzdálený přístup. Také jsme potřebovali harmonogram, který by nám umožnil efektivně plánovat projekty včetně rozmístění pracovníků. Postupně jsme automatizovali vytváření nabídek, smluv a dalších dokumentů, abychom ušetřili čas. Smlouvu o dílo máme nyní hotovou během pár kliknutí.
Následně jsme přidali cashflow modul a získali tak dokonalý přehled o financích firmy, plánovaných příjmech a výdajích. Tento nástroj nám pomohl nejen sledovat peníze, ale i výkonnost jednotlivých zakázek.
Když jsme začali mít kolem 25 zaměstnanců, přidali jsme mzdový modul, který nám značně ušetřil čas při výpočtu mezd. Místo ručního přepisování výkazů se mzdy počítají automaticky a účetní podklady jsou hotové během chvilky.
A pak přišla revoluce – mobilní aplikace pro pracovníky, pro vedení, pro všechny. To nám umožnilo propojit vše – od harmonogramu přes průvodní listy až po mzdový modul. Pracovníci zadávají hodiny přímo do aplikace, takže v podstatě papírové výkazy neznáme. Odpadly dotazy typu „kolik jsem vydělal tento měsíc?“, jelikož pracovník si tuto informaci zobrazí v aplikaci.
Díky těmto změnám jsme navýšili naši efektivitu o téměř 100 %. V současnosti máme kolem 50 zaměstnanců, za rok naceníme kolem 1 100 projektů a realizací provedeme okolo 700. Máme dokonalý přehled o každé zakázce – kde, kdo a kdy má být, a co všechno je k ní potřeba.
Před pár lety jsme se rozhodli nabídnout tento software i jiným, s námi spolupracujícím subjektům (architekti, stavební a realizační firmy), a po konzultacích s nimi jsme jej doladili do dnešní podoby, kterou teď nabízíme všem jako SMART WORK SYSTEM.
Co může „SWSko“ přinést vám či vaší firmě?
- Propracovaný harmonogram prací a plánování po týdnech, dnech, hodinách nebo 15 minutových intervalech.
- Mobilní aplikace pro zaměstnance, která jim umožňuje zapisovat hodiny, sledovat úkoly, otevírat průvodní listy a posílat fotky přímo k zakázkám.
- Kompletní správa projektů s přehlednými informacemi na jedné stránce.
- Cashflow přehledy pro každou zakázku a interní finanční přehled pro majitele.
- Skladová evidence, mzdový modul a automatické generování dokumentů.
- A mnoho dalšího!
SMART WORK SYSTEM je určen pro architekty, designéry, stavební a realizační firmy, ale je vhodný i pro jiné oblasti jako správa nemovitostí nebo reklamní agentury.
Pokud se chcete dozvědět více, napište mi. Rád vám ukáži, jak náš systém může ušetřit čas, zjednodušit procesy a zefektivnit práci i ve vaší firmě!
